TP Protokoll- und Aufgabenverwaltung

TP Protokoll- und Aufgabenverwaltung unterstütz Sie bei der Erstellung und Verwaltung von Protokollen. Alle Protokollinhalte werden transparent und zentral bereitgestellt. Alle Beteiligten werden bei der Nachverfolgung und Bearbeitung von offenen Punkten und Aufgaben unterstützt.

Bewährte Basiskonfiguration

Die Basiskonfiguration stellt eine vollständig einsatzfähige und bewährte Methode zur Dokumentation von Besprechungen und Nachverfolgung von Aufgaben bereit.

Effiziente Erfassungsmasken

Die einfache Erstellung und Aktualisierung von Einträgen erfolgt in anpassbaren Erfassungsmasken. Hier können Detailinformationen, Status, Zuständigkeiten und Anhänge hinterlegt werden.

Benutzerbezogene Aufgabenübersichten

Mit Hilfe der benutzerbezogenen Aufgabenübersicht, hat jeder Benutzer immer den aktuellen Überblick über alle ihm zugeordneten Aufgaben - unabhängig davon, aus welcher Quelle/Besprechung eine Aufgabe stammt. Ein Benutzer ohne explizite Berechtigung auf einen Arbeitsbereich bzw. Themenbereich oder ein Protokoll, kann hier trotzdem die ihm zugewiesenen Aufgaben sehen und bearbeiten.

Professionelle Berichte

Das Tool ist für die interne Verwaltung und Nachverfolgung Ihrer Besprechungen und Aufgaben gedacht. Die Lösung läuft nur in Ihrem Netzwerk, auf Ihrem Server und sollte nur innerhalb Ihres Intranets zugreifbar sein. Ein direkter externer Zugriff durch Ihre Geschäftspartner ist nicht vorgesehen (da bei einer fehlerhaften Konfiguration externe User sonst u. U. Zugriff auf Ihre internen Besprechungen erhalten könnten). Für externe Abstimmung mit Geschäftspartnern oder Mitarbeiter, die nicht direkt mit dem Tool arbeiten, können professionelle PDF Protokolle auf Knopfdruck für den Versand per Email erstellt werden (Bericht-Layout und Farben können frei angepasst werden).

Umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten

Mit umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten kann das Tool zu großen Teilen auch ohne Codeänderung individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden. So können die Typen der Protokolleinträge (z. B. Entscheidung, Aufgabe), Statusausprägungen (z. B. Offen, Erledigt), Prioritäten (z. B. Niedrig, Hoch) und Protokolltypen (z. B. Besprechung, Telefonnotiz, Gespräch) beliebig erweitert und mit eigenen Bildern versehen werden.

Die möglichen Statusübergänge können bei Bedarf eingeschränkt werden (z. B. Umsetzung der Aufgabe muss zuerst „geprüft“ werden bevor diese „geschlossen“ werden kann).

Flexible Einsatzmöglichkeiten

Der Einsatz ist nicht auf „klassische“ Besprechungen beschränkt. So können genauso allgemeine Aufgabensammlungen ohne ein echtes Protokoll als Quelle erfasst werden.

Dashboard

Die Dashboard-Ansicht ermöglicht einen schnellen Überblick über den aktuellen Status sowie den Bearbeitungsverlauf. Die DrillDown-Funktionen erlauben das einfache Ermitteln von Detail-Daten.

Änderungshistorie

Änderungen an Einträgen können bei Bedarf automatisch dokumentiert werden und sind so jederzeit nachvollziehbar.

Benutzerverwaltung und Berechtigungssteuerung

Eine einfach zu bedienende Benutzerverwaltung ermöglicht die Umsetzung von unterschiedlich komplexen Varianten der Berechtigungssteuerung, abhängig von Ihren Anforderungen. Die Standardkonfiguration sieht die Verwendung von Arbeitsbereichen (z. B. Abteilung A, Projekt B) und untergeordneten Themenbereichen (z. B. internes Projektmeeting, Kundenworkshop, Projektphase) vor.

Erweiterbarkeit

Spezielle Anforderungen, welche nicht mit den Konfigurationsmöglichkeiten realisierbar sind, können gerne als individuelle Lösung abgestimmt und beauftragt werden.

Mit der Installation von TP Protokoll- und Aufgabenverwaltung erhalten Sie außerdem ein Basisframework, in das bei Bedarf weitere Ihrer internen Prozesse integriert werden können. Das Tool kann z. B. dahingehend erweitert werden, die tatsächlichen täglichen Aufwände Ihrer Mitarbeiter für Kundenprojekte und interne Projekte mit Tätigkeitsbeschreibung zu erfassen und auf dieser Basis Tätigkeitsberichte für Kundenrechnungen zu generieren. Genauso können hier neue unabhängige Module wie z. B. eine Auftragsverwaltung zentral für alle Benutzer bereitgestellt werden.

Demo

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